Nebenkosten in der WEG abrechnen: Die wichtigsten Besonderheiten für Eigentumswohnungen

Wenn du eine Eigentumswohnung besitzt, musst du dich nicht nur um deine eigene Wohnung kümmern, sondern auch um die Gemeinschaftsflächen und -kosten. Die Nebenkosten in der WEG zu verstehen, ist entscheidend - besonders wenn du deine Wohnung vermietest. Viele Eigentümer denken, dass die Verwaltung alles regelt. Doch die Realität ist komplexer. Was du zahlen musst, was du auf deinen Mieter abwälzen kannst und was du gar nicht abrechnen darfst - das unterscheidet sich stark von einer normalen Mietwohnung.

Was ist die WEG-Abrechnung eigentlich?

Die WEG-Abrechnung, auch Hausgeldabrechnung genannt, ist die jährliche Aufstellung aller Kosten, die die gesamte Wohnanlage verursacht hat. Dazu gehören Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Reinigung, Hausmeisterdienste und die Grundsteuer. Diese Kosten werden nicht einfach so auf alle Eigentümer verteilt. Jeder erhält seinen Anteil nach seinem Miteigentumsanteil - also dem Anteil am Gemeinschaftseigentum, der in der Teilungserklärung festgelegt ist.

Die Abrechnung muss vom Verwalter erstellt werden, spätestens sechs Monate nach Ende des Kalenderjahres. Sie zeigt nicht nur, wie viel Geld ausgegeben wurde, sondern auch, wie viel jeder Eigentümer im Vorjahr als Vorauszahlung (Hausgeld) gezahlt hat. Der Unterschied zwischen gezahltem Hausgeld und tatsächlichem Anteil ergibt entweder eine Nachzahlung oder eine Erstattung. Das ist der Kern der Abrechnung.

Was darf auf den Mieter umgelegt werden?

Du hast deine Wohnung vermietet? Dann ist das Schuldverhältnis zweigeteilt: Du bist gegenüber der WEG der Schuldner für die Gemeinschaftskosten. Dein Mieter ist gegenüber dir der Schuldner für die umlagefähigen Betriebskosten. Aber: Nur bestimmte Kosten darfst du auf deinen Mieter abwälzen - und das nur, wenn es im Mietvertrag steht.

Nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind nur folgende Posten umlagefähig:

• Heiz- und Warmwasserkosten
• Wasser- und Abwasser
• Grundsteuer
• Gebäudeversicherung
• Reinigung der Gemeinschaftsflächen
• Hausmeisterdienste
• Müllabfuhr
• Licht und Strom für Gemeinschaftsbereiche

Du darfst nicht folgende Kosten auf deinen Mieter umlegen:

• Verwaltungskosten der WEG (also die Kosten für den Verwalter)
• Instandhaltungsrücklage (auch wenn du in diesem Jahr Geld aus der Rücklage gezogen hast)
• Reparaturen am Gemeinschaftseigentum (z. B. neue Fenster, Dachsanierung)
• Kosten für die Erstellung der WEG-Abrechnung selbst

Wichtig: Selbst wenn du die Kosten für die Verwaltung in deinem Mietvertrag erwähnst, darfst du sie nicht umlegen - das ist nach Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs unzulässig. Die einzige Ausnahme: Wenn die Verwaltungskosten direkt mit der Mietsache zusammenhängen, z. B. für eine spezielle Beratung zu deiner Wohnung. Aber das ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Die Grundsteuer - ein Sonderfall

Die Grundsteuer ist besonders knifflig. Jede Eigentumswohnung hat ein eigenes Grundbuch. Das bedeutet: Die Grundsteuer wird nicht von der WEG als Ganzes bezahlt und dann verteilt. Stattdessen zahlt die WEG die gesamte Grundsteuer für das Gebäude und teilt sie dann auf die einzelnen Wohnungseigentümer auf - nach ihrem Miteigentumsanteil.

Aber: Du als Vermieter darfst die Grundsteuer auf deinen Mieter umlegen. Das ist eine der wenigen Ausnahmen, bei der du den Betrag, den du der WEG gezahlt hast, vollständig an deinen Mieter weitergeben darfst. Du musst ihn nur korrekt in deiner eigenen Betriebskostenabrechnung ausweisen. Keine andere Kostenart wird so klar getrennt wie die Grundsteuer - sie steht extra auf deiner Mieterabrechnung.

Was du als Eigentümer zahlen musst - und was du nicht kannst

Wenn du deine Wohnung selbst nutzt, zahlst du alles: die WEG-Abrechnung, die Instandhaltungsrücklage, die Verwaltungskosten. Keine Ausnahmen. Du hast keine Möglichkeit, diese Kosten abzuwälzen.

Wenn du vermietest, zahlst du trotzdem die volle WEG-Abrechnung - aber du kannst den Mieter für die umlagefähigen Posten zahlen lassen. Dein Risiko: Wenn dein Mieter nicht zahlt, musst du den Betrag nachzahlen. Die WEG verlangt das Geld von dir, nicht vom Mieter. Du bist der Schuldner gegenüber der Gemeinschaft.

Das führt oft zu Konflikten. Ein Mieter zahlt nicht, du hast keine Möglichkeit, ihn rauszukicken, weil du die Wohnung vermietet hast. Du zahlst also für ihn - und hast danach keine Chance, das Geld von der WEG zurückzubekommen. Deshalb ist es wichtig, bei der Vermietung immer eine Mietkaution zu verlangen und den Mieter genau zu prüfen.

Die Instandhaltungsrücklage - nicht umlagefähig, aber entscheidend

Die Instandhaltungsrücklage ist kein Nebenkostenposten. Sie ist ein Sparbeitrag, den jeder Eigentümer monatlich zahlt, um zukünftige Reparaturen zu finanzieren - wie neue Heizung, Fassadensanierung oder Treppenhausrenovierung.

Du darfst diese Rücklage niemals auf deinen Mieter umlegen. Auch nicht, wenn du in diesem Jahr 5.000 Euro aus der Rücklage für eine neue Haustür genommen hast. Die Mieterabrechnung muss diese Kosten komplett ignorieren. Wenn du es trotzdem tust, kann der Mieter die gesamte Abrechnung anfechten - und du musst das Geld zurückzahlen.

Aber: Wenn du die Rücklage nicht aufstockst, weil du den Mieter nicht belasten willst, läufst du Gefahr, dass die WEG in ein paar Jahren keine Mittel mehr hat, um dringende Reparaturen zu finanzieren. Dann wird die Gemeinschaft dich zur Nachzahlung auffordern. Und das kann viel mehr kosten als die monatliche Einzahlung.

Verwaltungskosten - wer zahlt?

Die Kosten für den Hausverwalter - seine Honorare, seine Software, seine Rechnungsprüfung - gehören zur WEG-Abrechnung. Sie werden auf alle Eigentümer verteilt. Aber: Du darfst sie nicht auf deinen Mieter abwälzen. Das ist ein häufiger Fehler.

Einige Verwalter versuchen, diese Kosten als „Verwaltungskosten für die Mieterabrechnung“ auszuweisen. Das ist illegal. Die Verwaltungskosten sind eine Gemeinschaftsaufgabe. Sie dienen der gesamten WEG, nicht nur den Mietern. Selbst wenn du als Eigentümer die Abrechnung selbst machst, kannst du diese Kosten nicht auf deinen Mieter übertragen.

Wenn du als Eigentümer die Abrechnung selbst erstellst, musst du die Gesamt-WEG-Abrechnung von deinem Verwalter bekommen. Dann streichst du alle nicht umlagefähigen Posten heraus - Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklage, Reparaturen - und baust deine eigene Mieterabrechnung auf. Das ist aufwendig, aber möglich. Viele Eigentümer machen das, weil sie mehr Kontrolle wollen.

Was passiert, wenn du die Abrechnung falsch machst?

Fehler in der Abrechnung sind teuer. Der häufigste Fehler: Die Instandhaltungsrücklage wird auf den Mieter umgelegt. Der zweithäufigste: Verwaltungskosten werden mit abgerechnet. Der dritte: Rabatte von Dienstleistern werden nicht berücksichtigt.

Wenn ein Mieter die Abrechnung anfechtet, muss du sie korrigieren. Und du musst das Geld zurückzahlen - inklusive Zinsen. Du kannst nicht einfach sagen: „Das war ein Irrtum.“ Der Mieter hat Anspruch auf Rückzahlung für die letzten zwölf Monate. Und das kann mehrere Hundert Euro ausmachen.

Auch die WEG kann dich zur Nachzahlung auffordern, wenn du zu wenig eingezahlt hast. Wenn du die Verwaltungskosten nicht bezahlst, weil du denkst, der Mieter zahlt sie - dann hast du ein Problem. Die WEG verlangt das Geld von dir. Nicht vom Mieter.

Fristen - du hast keine Zeit zu verlieren

Die WEG-Abrechnung muss spätestens sechs Monate nach Jahresende vorliegen. Wenn du sie nicht bekommst, kannst du die Verwaltung zur Rechnungsstellung auffordern. Wenn sie nicht reagiert, kannst du die Gemeinschaftsversammlung einberufen.

Deine Mieterabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen. Wenn du zu spät bist, verlierst du das Recht, Nachzahlungen einzuziehen. Du kannst dann nur noch Erstattungen leisten - und das ist ein Verlust.

CO2-Preis und neue Regeln

Seit 2024 gibt es die CO2-Bepreisung. Aber: Sie wird nicht in der Betriebskostenabrechnung separat ausgewiesen. Die WEG zahlt den CO2-Preis für Heizung und Warmwasser. Du darfst diesen Betrag auf deinen Mieter umlegen - aber du musst ihn als Teil der Heizkosten ausweisen. Es gibt keine separate Zeile für „CO2-Preis“.

Manche Verwalter versuchen, diesen Betrag als zusätzlichen Posten auszuweisen. Das ist falsch. Der Mieter muss sehen, dass die Heizkosten insgesamt höher sind. Aber er darf nicht sehen, dass ein Teil davon CO2-Kosten ist. Das ist eine rechtliche Grauzone - und viele Vermieter machen hier Fehler.

Was tun, wenn du keine Verwaltung hast?

Du musst keine Hausverwaltung einstellen. Wenn du und die anderen Eigentümer die Aufgaben selbst übernehmen, kannst du die Abrechnung selbst erstellen. Du brauchst dann:

• Alle Rechnungen der Dienstleister
• Die Miteigentumsanteile aller Wohnungseigentümer
• Eine klare Aufstellung der Vorauszahlungen
• Die Nachweise für Rabatte und Nachlässe

Es ist aufwendig, aber machbar. Viele kleine WEGs machen das. Du musst nur wissen, was du tun musst. Ein gutes Excel-Template hilft. Aber: Du bist verantwortlich. Wenn du einen Fehler machst, haftest du persönlich.